Comment Booster la Productivité en Télétravail en 5 étapes ?
Le télétravail se généralise à mesure que les entreprises adoptent des modèles entièrement à distance ou hybrides. Cela a conduit les équipes RH et les PDG à surveiller de plus près la productivité. Certains employés maintiennent leur rendement, d'autres non. Alors, comment stimuler la productivité dans le cadre du télétravail ? Cet article propose un guide pratique étape par étape.
La révolution du télétravail
La pandémie de 2020 a eu un impact mondial sur le lieu de travail, entraînant une transition rapide vers le télétravail et accélérant les expériences mondiales dans ce domaine.
Aux États-Unis, seuls 6,5 % des travailleurs travaillaient principalement à domicile en 2019, mais en 2021, ce chiffre avait considérablement augmenté dans la plupart des secteurs.
Cette augmentation a conduit les organisations à s'interroger sur l'impact sur la productivité. Les employés à distance étaient-ils aussi productifs que lorsqu'ils étaient sur place ?
Les données sont encourageantes. Une étude réalisée par le Bureau of Labor Statistics (BLS) a révélé qu'avec l'essor du télétravail, la productivité globale a augmenté entre 2019 et 2021.
En d'autres termes, de nombreuses entreprises ont non seulement maintenu leur productivité, mais ont même atteint de nouveaux niveaux d'efficacité en passant au télétravail.
Une étude Gallup confirme que les télétravailleurs américains travaillent un peu moins d'une heure par jour par rapport aux niveaux d'avant la pandémie.
Cette heure supplémentaire est souvent consacrée à des activités personnelles, ce qui indique que les télétravailleurs bénéficient d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée sans baisse de productivité.
Cette évolution a entraîné des ajustements économiques, les employés recherchant désormais des postes qui correspondent mieux à leurs préférences, tandis que les organisations recrutent des talents à l'échelle mondiale.
Cela a permis d'augmenter la production moyenne par travailleur, et les entreprises qui recrutent les meilleurs talents, quel que soit leur lieu de résidence, enregistrent des gains de productivité significatifs.
Ces données fournissent une information clé aux responsables RH et aux PDG : mesurer les heures de travail est moins important que se concentrer sur les résultats. Lorsqu'ils sont gérés efficacement, les lieux de travail à distance peuvent être tout aussi productifs que les bureaux traditionnels.
Les défis liés à la productivité des employés
Le télétravail n'est pas sans difficultés. Des études ont mis en évidence plusieurs facteurs qui rendent plus difficile le maintien de la productivité à domicile. Sans observation directe, il est plus difficile pour les managers de suivre les performances, ce qui peut facilement conduire à une situation où « loin des yeux, loin du cœur ». Le résultat ? Des lacunes dans la communication, une baisse de la concentration et un flou dans les responsabilités.
C'est pourquoi les responsables RH doivent s'attaquer activement aux distractions à domicile et instaurer une culture de confiance afin de maintenir un niveau de productivité stable.
Les recherches menées par Gallup soulignent également que les postes hybrides et à distance peuvent nuire à la communication et à la culture d'entreprise s'ils ne sont pas bien gérés.
Le mentorat physique disparaît souvent, et l'environnement familial peut détourner l'attention pendant la journée, obligeant les employés à rattraper leur retard tard dans la nuit. À long terme, cela brouille les frontières personnelles et augmente le risque d'épuisement professionnel.
Tous les emplois ne s'adaptent pas parfaitement au télétravail. Les postes qui nécessitent un équipement spécialisé, des installations sécurisées ou un travail d'équipe pratique peuvent voir leur efficacité réduite lorsqu'ils sont entièrement à distance. La coordination rapide entre les fuseaux horaires ou un accès Internet irrégulier peuvent également nuire à la productivité.
Pour les RH et la direction, il est important de retenir que les politiques relatives au télétravail doivent répondre à ces difficultés.
Des efforts réguliers pour favoriser l'engagement, un soutien en matière de santé mentale et des normes claires concernant le télétravail contribuent à réduire les distractions. La confiance et la transparence dans la communication sont également essentielles.
En établissant de manière proactive des normes relatives à la disponibilité et aux outils de collaboration, les dirigeants peuvent éviter les écueils liés à l'éloignement physique et maintenir la cohésion et la productivité des employés travaillant à distance.
Stratégies pour gérer la productivité à distance : guide étape par étape
- Fixez-vous des objectifs clairs.
- Définir des objectifs concrets, organiser des réunions régulières, utiliser des indicateurs basés sur les résultats
- Privilégiez la confiance plutôt que la surveillance.
- Définissez des objectifs concrets.
- Les RH doivent s'assurer que chaque poste à distance comporte des objectifs bien définis et mesurables, alignés sur les objectifs de l'entreprise.
- Les responsables et les membres de l'équipe peuvent définir des objectifs de manière collaborative (à l'aide d'OKR ou d'indicateurs clés de performance, par exemple) afin que les attentes soient transparentes.
- Cette clarté permet aux employés de se concentrer sur l'obtention de résultats plutôt que de deviner ce qui est important.
- Mettre en place un système de rétroaction et de responsabilisation.
- Les télétravailleurs bénéficient d'un modèle de feedback fréquent et structuré.
- Prévoir des réunions régulières plutôt que des appels ponctuels, car ces réunions ont un objectif précis et font avancer le projet.
- Au cours de ces séances, les responsables peuvent discuter des obstacles éventuels et revoir les priorités.
- Ces conversations doivent être constructives et axées sur les solutions, en explorant les solutions plutôt qu'en soulignant les erreurs passées.
- Ces évaluations professionnelles peuvent être intégrées aux évaluations trimestrielles, afin que les employés voient que leurs progrès sont reconnus.
- Donnez la priorité à la confiance et à l'autonomie.
- La confiance et l'autonomie sont essentielles à tout cela.
- Les entreprises pionnières dans le domaine du télétravail privilégient l'autonomie plutôt que la microgestion.
- Une enquête menée auprès d'entreprises favorables au télétravail a révélé que 62 % d'entre elles n'utilisent pas d'outils de surveillance des employés, mais favorisent plutôt « une forte culture de confiance mutuelle ».
- En faisant confiance à leurs employés pour gérer leur emploi du temps et leurs livrables, les entreprises encouragent la responsabilité intrinsèque.
- Les RH et les dirigeants peuvent renforcer la confiance en faisant preuve de transparence quant aux attentes en matière de performance et en reconnaissant ouvertement les réalisations.
- Renforcez la cohésion et les liens au sein de l'équipe.
- Même virtuellement, les équipes doivent être alignées.
- Les entreprises doivent établir des normes de communication cohérentes. Par exemple, choisir des jours clés pour les réunions d'équipe et s'assurer que tout le monde connaît ces horaires.
- Les retraites annuelles ou semestrielles en présentiel sont également très bénéfiques : dans l'enquête HR Dive, 86 % des entreprises privilégiant le télétravail ont organisé des réunions à l'échelle de l'entreprise pour définir leur stratégie et renforcer l'esprit d'équipe.
- Ces événements, combinés à des occasions quotidiennes de socialisation virtuelle (comme des pauses café en ligne ou des canaux de discussion informels), aident les employés à distance à se sentir impliqués et connectés à leur objectif.
Les bons managers n'ont pas besoin de voir leurs subordonnés à l'œuvre pour savoir qu'ils travaillent. Lorsque les dirigeants fixent des objectifs clairs, fournissent régulièrement des retours d'information et se concentrent sur les résultats plutôt que sur une surveillance constante, ils créent un environnement propice à l'épanouissement des employés à distance. En se concentrant sur ce qui est accompli et sur la qualité du travail plutôt que sur le lieu où il est effectué, les dirigeants peuvent s'assurer que le travail à distance stimule réellement la productivité.
La gestion de la productivité à distance nécessite une structure, une bonne communication et de la confiance.
La technologie est un facteur clé de la productivité à distance.
Les plateformes de gestion de projet sont devenues la colonne vertébrale du travail à distance, offrant une communication fluide et un suivi efficace du temps de travail entre les équipes.
De même, les logiciels de reconnaissance des employés contribuent à maintenir la productivité tout en renforçant la culture d'entreprise. Ensemble, ces outils permettent de superviser les performances et de créer un processus transparent et responsable.
Des plateformes telles qu'Asana et Trello permettent aux équipes d'attribuer des tâches, de fixer des délais et de visualiser les progrès en temps réel. Les outils de visioconférence et de chat tels que Zoom, Microsoft Teams et Slack permettent aux employés de rester connectés et coordonnés.
Grâce à des flux de travail numériques clairs, les responsables bénéficient d'une meilleure visibilité sans être physiquement présents, et c'est exactement ainsi que fonctionne également le logiciel de reconnaissance.
De nombreuses entreprises utilisent également des logiciels d'analyse et de suivi du temps pour identifier les tendances en matière de productivité. Betterworks note que lorsque la charge de travail devient inégale, les applications de suivi du temps peuvent inciter les responsables à rééquilibrer les tâches.
Ces informations sont destinées à soutenir les équipes, et non à les microgérer. Les responsables peuvent utiliser ces données pour encadrer les employés, ajuster les délais et réaffecter les ressources de manière proactive.
Les plateformes de reconnaissance et de récompenses sont également devenues des pratiques exemplaires dans les environnements de travail à distance. Les systèmes de reconnaissance des employés permettent aux collègues de célébrer les étapes importantes, de reconnaître les contributions et de se féliciter mutuellement, ce qui constitue un puissant facteur de motivation.
En intégrant ces plateformes dans les flux de travail quotidiens, les entreprises peuvent automatiser les processus de reconnaissance. PerkFlow peut convertir automatiquement les performances réalisées en récompenses ou en expériences sélectionnées, aidant ainsi les équipes à rester engagées et appréciées.
Il comble le fossé créé par la distance, favorise le sentiment d'appartenance et transforme les victoires quotidiennes en moments de motivation qui stimulent des performances constantes.
Les logiciels de reconnaissance des employés constituent la pierre angulaire de la gestion de la productivité à distance. Ils permettent aux RH et aux dirigeants de surveiller les résultats (grâce à des rapports et des alertes) tout en favorisant une culture de travail positive.
Perspectives mondiales et exemples de cas
En Afrique du Sud, une enquête a montré que 63 % des télétravailleurs ont déclaré une augmentation de leur productivité et 31 % n'ont constaté aucun changement après être passés au télétravail.
Il est frappant de constater que 87 % ont déclaré ne pas avoir réduit leurs heures de travail lorsqu'ils télétravaillaient , et plus de la moitié se sentaient plus motivés qu'auparavant.
Ces données indiquent qu'avec des politiques de télétravail bien gérées, les employés du monde entier peuvent devenir plus efficaces et plus satisfaits.
De même, aux États-Unis, des études ne constatent aucune baisse significative de la production lorsque la durée moyenne du travail diminue.
Le Bureau of Labor Statistics rapporte que les secteurs offrant davantage d'emplois pouvant être exercés à distance ont connu une croissance positive de la productivité totale des facteurs entre 2019 et 2021.
En termes simples, même si les employés ont réduit leur temps de travail quotidien, ils ont maintenu ou augmenté leur production globale. De nombreux experts attribuent cela au fait que les entreprises attirent les meilleurs talents, quel que soit leur lieu de résidence, et répartissent le travail de manière plus efficace.
Les expériences concrètes des entreprises confirment ces conclusions. Par exemple, Akamai Technologies, une entreprise mondiale spécialisée dans la sécurité et le cloud, est un exemple remarquable de réussite dans le domaine du télétravail.
Après avoir adopté le travail distribué, Akamai a enregistré des notes de performance moyennes plus élevées et un taux de rotation du personnel de seulement 7,3 % (bien inférieur à la moyenne de 13,2 % dans le secteur technologique).
Lorsque les dirigeants s'engagent à soutenir les employés à distance grâce à des politiques et des outils, les marchés émergents et établis enregistrent des performances soutenues.
Que ce soit aux États-Unis, en Afrique du Sud ou ailleurs, la leçon est la même : investir dans la formation des managers, favoriser la confiance et adapter les stratégies à la culture locale.
Contrairement au scepticisme initial, les entreprises capables de travailler à distance peuvent prospérer en gérant correctement leurs équipes dispersées.
Ces exemples montrent que la productivité à distance dépend d'une mise en œuvre réfléchie.
Conclusion : stimuler la productivité à distance grâce à la reconnaissance
La productivité dans le cadre du télétravail dépend d'une gestion intentionnelle et d'une culture bien définie. Lorsque les organisations fixent des objectifs clairs, mesurent les résultats et maintiennent l'engagement des employés, les performances suivent naturellement.
Un retour d'information et une reconnaissance réguliers sont essentiels, et c'est là que les logiciels de reconnaissance des employés jouent un rôle clé.
PerkFlow garantit que la distance n'affecte pas les performances. Il simplifie le suivi des réalisations, la célébration des étapes importantes et le maintien de la motivation au sein d'une équipe dispersée, ce qui stimule la productivité tout en renforçant la culture d'entreprise.
Pour mieux faire les choses à l'ère du télétravail, les responsables RH et les PDG doivent repenser les pratiques traditionnelles. Au lieu de contrôler le temps passé au bureau, l'accent doit être mis sur les résultats, la communication transparente et le bien-être des employés.
Avec un leadership fort et les bons outils, la productivité ne se contente pas de survivre dans un environnement distant, elle prospère.
Il est essentiel de créer une culture de la reconnaissance, et PerkFlow vous aide à y parvenir sans effort. En permettant aux organisations de célébrer les réussites à grande échelle et de relier la reconnaissance fondée sur les données à des résultats concrets, PerkFlow aide les équipes à rester alignées, motivées et valorisées, quel que soit leur lieu de travail.
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