Entretien annuel : Quelles sont les obligations de l’employeur ?

Les entretiens annuels restent, à ce jour, l’un des plus importants rendez-vous entre employeur et salarié. 

Malgré cela, nombre de dirigeants, de managers ou même de collaborateurs se posent la même question, celle de savoir si l’entretien annuel est obligatoire. Dans ce cas, en quoi consistent les responsabilités de l’employeur lorsqu’il met en place ce rendez-vous ?

La réponse, comme souvent en droit du travail, n’est pas aussi simple qu’un oui ou un non. Elle dépend de plusieurs facteurs comme le cadre légal, les accords collectifs, les pratiques internes de l’entreprise… et surtout, du type d’entretien dont on parle. 

En effet, il ne faut pas confondre entretien annuel d’évaluation et entretien professionnel, qui sont deux démarches distinctes, avec des obligations bien différentes.

À travers cet article, découvrez en quoi consiste réellement l’entretien annuel.

Entretien annuel d’évaluation : En quoi cela consiste-t-il ?

Le Code du travail ne rend pas obligatoire l’entretien annuel d’évaluation pour tous les salariés. Autrement dit, en l’absence de disposition contraire, un employeur n’est pas tenu de le mettre en place. 

Cela peut surprendre, tant cet exercice est devenu courant dans de nombreuses entreprises, qu’elles soient startups ou grands groupes.

Cependant, cette liberté n’est qu’apparente. En effet, des textes externes peuvent imposer cet entretien. C’est notamment le cas :

• Des conventions collectives (par exemple, dans la restauration, le BTP ou sous la convention Syntec) ;
• Des accords d’entreprise négociés entre la direction et les représentants du personnel ;
• De certains types de contrats, comme les forfaits jours, pour lesquels un entretien annuel est expressément requis par l’article L3121-65 du Code du travail, afin d’aborder la charge de travail et l’équilibre vie professionnelle/vie personnelle.

En d’autres termes, l’obligation n’est pas générale, mais elle peut s’avérer contraignante selon le contexte. 

Notez par contre qu’une fois que l’employeur décide de mettre en place des entretiens annuels, même de façon volontaire, il engage sa responsabilité. Ce dernier doit alors respecter un certain nombre de principes, sous peine de sanctions.

En outre, vous ne devez ne pas confondre l’entretien annuel d’évaluation avec l’entretien professionnel. Ce dernier, lui, est légalement obligatoire tous les deux ans pour tous les salariés selon l’article L6315-1 du Code du travail.

Il vise à discuter des perspectives d’évolution professionnelle, des besoins en formation, des qualifications acquises ou à acquérir et de la manière dont le salarié peut renforcer son employabilité. Tous les six ans, il faudra réaliser un bilan récapitulatif.

La Cour de cassation a précisé en 2023 qu’il est possible de fusionner les deux entretiens en un seul rendez-vous, à condition que les objectifs de chacun soient clairement abordés. Mais cela ne dispense pas l’employeur de respecter les obligations propres à chacun.

Que se passe-t-il si l’employeur décide de mettre en place l’entretien annuel ?

Supposons maintenant que l’entreprise choisisse ou soit tenue d’organiser des entretiens annuels. Quelles sont alors les obligations concrètes de l’employeur ? Elles sont multiples, et touchent à la fois à la procédure, à la transparence, à la confidentialité, et au respect des droits des salariés.

Consultation des instances représentatives du personnel

Avant toute mise en œuvre ou modification significative du dispositif d’évaluation, l’employeur doit consulter le Comité Social et Économique (CSE). 

Si l’entreprise est encore régie par d’anciennes structures comme le CHSCT, celles-ci doivent également être sollicitées. Cette consultation vise à s’assurer que la procédure d’évaluation ne porte pas atteinte aux libertés individuelles des salariés ni à leur dignité.

Il ne s’agit pas d’une simple formalité, d’autant plus que les représentants du personnel peuvent émettre des réserves, demander des aménagements, voire s’opposer à certains aspects du dispositif. 

En cas de changement majeur avec l’ajout d’un outil digital, la modification radicale des critères, etc., une nouvelle consultation s’impose.

Information préalable des salariés

L’article L1222-3 du Code du travail est très clair. Il stipule que les salariés doivent être informés en amont des méthodes et techniques d’évaluation utilisées. 

Cette information peut prendre plusieurs formes, notamment : affichage collectif, diffusion d’un guide interne, envoi d’un email personnalisé… L’essentiel est qu’elle soit claire, accessible et préalable à l’entretien.

Cela compte parce que sans cette information, le salarié peut légitimement refuser de participer à l’entretien, sans encourir de sanction. C’est un droit fondamental souvent méconnu.

Objectivité et transparence des critères

Les critères d’évaluation doivent être objectifs, mesurables puis liés aux compétences professionnelles de l’employé. On ne peut en aucun cas utiliser des critères subjectifs, flous ou discriminatoires comme l’âge, le sexe, l’origine, l’état de santé… 

L’employeur doit aussi veiller à ce que la méthode d’évaluation ne génère pas de stress excessif ni n’attente à la dignité du salarié.

Concrètement, cela signifie qu’une simple impression ou une « note de tête » ne suffit pas. Il est recommandé d’utiliser une grille d’évaluation structurée, avec des critères clairs comme :

• L’atteinte des objectifs annuels ;
• La maîtrise des compétences techniques ;
• La capacité à travailler en équipe ;
• La prise d’initiatives ; 
• Etc.

Ces critères peuvent être notés sur une échelle (par exemple de 1 à 5), à condition que chaque note soit justifiée par des faits concrets. 

Confidentialité et respect des données personnelles

Les entretiens annuels produisent inévitablement des données sensibles comme des  appréciations,des notes, des projets de carrière et d’éventuelles difficultés personnelles évoquées. L’employeur a donc l’obligation de traiter ces informations avec la plus grande confidentialité.

Concrètement, cela signifie que les résultats de l’entretien ne peuvent être communiqués à des tiers y compris à d’autres managers ou collègues sans le consentement explicite du salarié. Même au sein de la direction, la diffusion doit être limitée au strict nécessaire.

Par ailleurs, dès lors que des données personnelles sont collectées, l’employeur doit se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données. 

Il s’agit :

• D’informer le salarié sur la finalité du traitement, qu’il s’agit d’évaluation, de gestion des carrières, etc ;
• De limiter la conservation des documents à une durée raisonnable, souvent 2 à 5 ans selon la politique RH interne ;
• De garantir au salarié un droit d’accès, de rectification et, le cas échéant, de suppression de ses données.

Dans certaines entreprises dotées de systèmes d’évaluation numériques, une déclaration à la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés peut également être requise, notamment si des algorithmes ou scores automatisés sont utilisés.

Préparation et convocation 

Un entretien annuel réussi commence bien avant la réunion elle-même. L’employeur ou plus précisément le manager doit préparer sérieusement le rendez-vous, en se basant sur des faits concrets, à savoir :

• Indicateurs de performance ;
• Retours clients ;
• Projets menés ; 
• Évaluations intermédiaires.

Cette rigueur évite les appréciations à l’emporte-pièce ou les jugements subjectifs, autant de pratiques qui sapent la crédibilité du processus et peuvent même constituer un manquement au devoir de loyauté de l’employeur.

Par ailleurs, la convocation doit être formelle, idéalement par écrit, soit par email professionnel, soit par courrier, et envoyée dans un délai raisonnable qui va généralement 1 à 2 semaines avant. Cela permet au salarié de se préparer à son tour.

À noter : Pour les salariés de retour d’un congé long, l’employeur doit leur proposer systématiquement un entretien annuel, même s’ils n’ont travaillé qu’une partie de l’année. C’est une manière de les réintégrer en douceur et de reconnaître leur contribution.

Déroulement de l’entretien annuel

L’entretien annuel se déroule en tête-à-tête, généralement entre le salarié et son manager direct. Il n’y a pas de place pour un tiers, qu’il s’agisse d’un représentant syndical ou d’un collègue, sauf si le salarié est en situation de handicap ou de vulnérabilité avérée, auquel cas un accompagnement peut être envisagé.

L’ordre du jour typique comprend :

1. Un bilan de l’année écoulée qui peut-être l’atteinte des objectifs, les réussites ou les difficultés rencontrées ;
2. Une évaluation des compétences techniques et comportementales ;
3. Une discussion sur les besoins en formation, en coaching ou en accompagnement ;
4. Un échange sur le bien-être au travail ;
5. La fixation d’objectifs pour l’année à venir, idéalement selon la méthode SMART.

À l’issue de l’entretien, un compte-rendu peut être établi. Ce document n’a pas de valeur contractuelle et le salarié n’est pas obligé de le signer. 

Cependant, s’il est prévu par la convention collective ou un accord interne, il doit être remis au salarié, même en cas de désaccord.

En cas de désaccord fondé sur les appréciations, le salarié conserve la possibilité de contester les résultats devant les Prud’hommes, notamment s’il estime que l’évaluation a été biaisée, discriminatoire ou utilisée de façon abusive.

Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de l’entretien annuel ?

Si l’entretien annuel est rendu obligatoire par un texte applicable, le non-respect peut entraîner des conséquences juridiques concrètes pour l’employeur.

• Dans les entreprises de 50 salariés ou plus, le manquement répété à l’obligation d’entretien professionnel sur six ans peut conduire à un abondement automatique de 3000 € sur le Compte Personnel de Formationdu salarié.
• En cas de discrimination avérée, l’employeur s’expose à des dommages et intérêts.
• De plus, ignorer les obligations de consultation du CSE ou de transparence vis-à-vis des salariés peut générer des litiges internes, voire des recours contentieux de la part des représentants du personnel.

Quelles sont les obligations de l’employé pour l’entretien annuel ?

Même si l’article se concentre sur les obligations de l’employeur, il est bon de rappeler que le salarié n’est pas un simple spectateur. Il a tout intérêt à se préparer activement pour : 

• Lister ses réalisations ;
• Identifier ses axes de progrès ;
• Formuler ses aspirations de carrière ou de formation.

En effet, un entretien bien mené est une opportunité, notamment celle de faire reconnaître son travail, de négocier une évolution ou d’obtenir les moyens de progresser. 

Et dans un contexte de pénurie de talents, les employeurs savent que les collaborateurs engagés sont ceux qui se sentent écoutés et valorisés.

Conclusion 

En résumé, l’entretien annuel n’est pas une obligation légale universelle, mais dès lors qu’il est mis en place, volontairement ou par convention, il engage l’employeur à respecter un cadre exigeant, fait de transparence, d’objectivité et de respect des droits fondamentaux.

Plutôt que de le vivre comme une corvée administrative, les entreprises ont tout intérêt à en faire un véritable levier de performance et d’engagement. Un entretien bien conduit renforce la confiance, clarifie les attentes, identifie les talents et réduit le turnover.

Et avec les évolutions législatives à venir notamment la loi n°2025-989, qui à partir d’octobre 2026 remplacera les entretiens professionnels par des « entretiens de parcours professionnels » plus intégrés et personnalisés, les employeurs doivent anticiper, se former et adapter leurs pratiques.

En 2026, dans un monde du travail de plus en plus centré sur la croissance individuelle, la reconnaissance et l’employabilité, l’entretien annuel bien mené n’est plus un risque, mais une opportunité. À condition de le traiter avec sérieux… et humanité.