Infraction disciplinaire dans les équipes distribuées : gérer la conduite, les politiques et la performance (2026)

Saviez-vous qu’une infraction disciplinaire ne constitue pas toujours une raison de sanctionner immédiatement un collaborateur ? Pourquoi ?

Parce que les problèmes sur le lieu de travail ont rarement une seule explication.

Prenons cet exemple. Un collaborateur ne se présente pas au travail pendant deux jours consécutifs sans informer officiellement son manager. Sur le papier, il s’agit d’une violation de la politique de l’entreprise. Mais que se passe-t-il si ce collaborateur fait face à une urgence médicale, à une crise familiale ou à un événement imprévu qui l’a empêché de communiquer ?

L’absence peut toujours constituer une violation de la politique de l’entreprise, mais la première réponse doit-elle automatiquement être une sanction disciplinaire ? Probablement pas.

Imaginons maintenant la même situation dans une équipe distribuée. Le chaos provoqué par ces deux jours d’absence peut être coûteux. Il est plus probable que la situation soit interprétée comme :

• une faute professionnelle ;
• une négligence.

Pourtant, ces suppositions peuvent être inexactes. Pourquoi ? Dans les équipes distribuées, il est essentiel de comprendre le contexte, de prendre des décisions éclairées et de mettre en place un processus qui protège à la fois l’organisation et ses collaborateurs.

C’est pourquoi les dirigeants doivent comprendre ce qui constitue une infraction disciplinaire, comment distinguer une faute professionnelle d’un problème de performance, comment enquêter et documenter un problème de manière équitable, et comment prévenir les problèmes récurrents sans créer un environnement de travail dans lequel les collaborateurs ont constamment l’impression de devoir marcher sur des œufs.

Vous souhaitez en savoir plus ? Poursuivez votre lecture.

Qu’est-ce qu’une infraction disciplinaire ?

Une infraction disciplinaire est une violation, par un collaborateur, d’une règle, d’une politique, d’un code de conduite ou d’une norme de comportement établie sur le lieu de travail, pouvant amener l’employeur à prendre des mesures correctives ou disciplinaires.

Ces violations peuvent aller de problèmes liés aux horaires et aux absences à des comportements inappropriés sur le lieu de travail, en passant par des situations plus graves telles que le harcèlement, la fraude, les violations de la confidentialité ou l’utilisation abusive des ressources de l’entreprise.

Une action disciplinaire est un processus formel utilisé pour traiter les fautes professionnelles et les violations des normes établies sur le lieu de travail.

Les comportements considérés comme des infractions disciplinaires ne sont pas universels. Ils sont généralement définis par les politiques internes de l’organisation, les contrats de travail, les règlements ou manuels internes, les réglementations sectorielles et le droit du travail local.

Par exemple, la politique d’une organisation peut considérer les retards répétés comme un problème disciplinaire, tandis qu’une autre peut commencer par les traiter dans le cadre de la gestion de la performance avant d’engager une procédure disciplinaire formelle.

Comment différencier une infraction disciplinaire d’un problème de performance

La première question à poser est la suivante : quelle est la cause de l’écart et quelle norme le collaborateur n’a-t-il pas respectée ?

Un problème de performance concerne généralement la capacité d’un collaborateur ou son incapacité persistante à atteindre le niveau de travail attendu. Le problème peut concerner :

• les capacités ;
• les compétences ;
• la productivité ;
• la qualité ;
• ou l’incapacité à atteindre les objectifs convenus.

Dans ce cas, l’employeur peut avoir besoin de clarifier les attentes, de fournir du coaching, de proposer une formation, de mettre à disposition des ressources ou de mettre en place un processus structuré d’amélioration de la performance.

---

Un problème disciplinaire ou de conduite, en revanche, concerne un comportement qui enfreint une règle établie sur le lieu de travail ou une norme de comportement attendue. Il peut s’agir notamment :

• de refuser une instruction raisonnable d’un manager ;
• d’intimidation ;
• de harcèlement ;
• d’une utilisation abusive des systèmes informatiques ;
• d’une absence non autorisée ;
• ou de toute autre faute professionnelle identifiée dans les politiques de l’organisation.

---

Imaginons que votre entreprise dispose d’une politique claire : le partage de documents confidentiels de l’entreprise avec des personnes externes entraîne une suspension immédiate pendant l’enquête.

Si l’enquête confirme une violation délibérée, les mesures disciplinaires peuvent inclure :

• un dernier avertissement écrit ;
• la rupture du contrat de travail ;
• une action en justice ;
• selon la gravité du cas et les dispositions de l’accord de confidentialité signé par le collaborateur.

Les organisations doivent communiquer clairement ces conséquences dans leurs politiques disciplinaires et mener une enquête approfondie avant de prendre une décision.

---

Prenons maintenant une autre situation.

• Problème de performance : Maria travaille au service des achats et est dans l’entreprise depuis seulement trois mois. Son manager lui demande d’envoyer un contrat fournisseur à un prestataire externe.

En préparant l’e-mail, Maria joint accidentellement un document interne contenant des informations tarifaires confidentielles et l’envoie au prestataire. À première vue, il s’agit d’une violation évidente de la confidentialité.

Cependant, l’enquête révèle que Maria n’a jamais été formée au système de classification des documents de l’entreprise. Elle ne connaissait pas la différence entre les documents internes et les fichiers autorisés à être distribués à l’extérieur.

Rien n’indique qu’elle avait l’intention de partager des informations sensibles et elle a immédiatement signalé l’erreur après l’avoir découverte. La politique de l’entreprise a bien été violée, mais la cause profonde était un onboarding insuffisant et un manque de formation.

Dans cette situation, une formation complémentaire, des améliorations des processus et une supervision plus étroite peuvent être plus appropriées qu’une mesure disciplinaire.

• Infraction disciplinaire : Maria travaille dans l’entreprise depuis quatre ans. Elle a suivi chaque année une formation en cybersécurité et en confidentialité, signé un accord de confidentialité et connaît les politiques de l’organisation concernant le partage des données.

Malgré cela, elle télécharge délibérément le même document tarifaire et le partage avec un tiers sans autorisation.

---

Le résultat est identique dans les deux cas. Des informations confidentielles ont été divulguées. La différence est que l’une des collaboratrices a commis une erreur parce qu’elle ne disposait pas des connaissances nécessaires, tandis que l’autre a sciemment enfreint une politique établie sur le lieu de travail.

L’incident vous dit ce qui s’est passé. L’enquête vous dit pourquoi cela s’est produit.

Types d’infractions disciplinaires

1. Infractions liées aux absences et aux horaires

Elles concernent le non-respect des attentes établies en matière d’horaires de travail, de disponibilité ou de signalement des absences.

Exemples courants :

• Retards répétés : commencer fréquemment le travail après l’heure convenue.
• Absence non approuvée : s’absenter du travail sans l’autorisation ou le préavis requis.
• Absence non signalée : ne pas informer le manager concerné lorsqu’il est impossible de travailler.
• Départ anticipé non autorisé : quitter son poste avant l’heure de fin convenue sans autorisation.
• Pauses excessivement longues : prendre régulièrement des pauses plus longues que ce qu’autorise la politique de l’entreprise.

2. Infractions liées à la performance

Elles concernent une incapacité persistante à atteindre les normes ou les responsabilités attendues pour le poste occupé.

Exemples courants :

• Non-respect des délais : livrer régulièrement le travail demandé après la date convenue.
• Erreurs récurrentes : produire un travail qui nécessite régulièrement des corrections ou des reprises.
• Production inférieure aux standards : produire systématiquement moins de travail que le niveau établi.
• Responsabilités non terminées : laisser régulièrement des tâches assignées inachevées sans signaler le problème.
• Défaillances de service répétées : faire l’objet de plaintes récurrentes concernant son travail malgré les feedbacks reçus.

3. Infractions liées à la conduite

Elles concernent les comportements qui ne respectent pas les normes de conduite professionnelle attendues par l’organisation.

Exemples courants :

• Refus d’instructions raisonnables : refuser délibérément une instruction légitime d’un manager.
• Comportement hostile : utiliser une communication menaçante, abusive ou gravement inappropriée.
• Harcèlement au travail : intimider, humilier ou maltraiter de manière répétée un autre collaborateur.
• Comportement harcelant : adopter un comportement indésirable qui enfreint les normes du lieu de travail.
• Comportement malhonnête : fournir sciemment de fausses informations ou induire l’organisation en erreur.
• Détournement : prendre sans autorisation des biens appartenant à l’entreprise, aux clients ou aux collaborateurs.
• Conflits d’intérêts non déclarés : ne pas déclarer un intérêt personnel susceptible d’influencer des décisions professionnelles.

4. Infractions liées aux politiques internes

Elles concernent le non-respect délibéré d’une règle, d’une procédure ou d’une exigence spécifique établie par l’organisation.

Exemples courants :

• Utilisation inappropriée des systèmes : utiliser les plateformes ou équipements de l’entreprise en dehors des règles autorisées.
• Communication externe non autorisée : partager des informations de l’entreprise par des canaux non approuvés.
• Contournement des procédures : ignorer délibérément les étapes obligatoires d’approbation ou de signalement.
• Modalités de travail non approuvées : travailler en dehors des procédures établies sans autorisation.
• Violations répétées des règles : continuer à ignorer une exigence professionnelle après qu’elle a été clairement communiquée.

5. Infractions liées à la sécurité

Elles concernent les actions ou omissions qui enfreignent les exigences de sécurité établies ou créent des risques évitables.

Exemples courants :

• Ignorer les procédures de sécurité : ne pas respecter les mesures établies pour prévenir les dommages.
• Contourner les dispositifs de sécurité : éviter délibérément les contrôles de sécurité obligatoires.
• Pratiques de travail dangereuses : continuer à appliquer une méthode de travail qui crée un risque connu.
• Ne pas utiliser les protections requises : ne pas utiliser les équipements ou dispositifs de protection obligatoires.
• Ignorer les consignes de sécurité : ne pas respecter à plusieurs reprises les instructions destinées à protéger les collaborateurs ou les opérations de l’entreprise.

---

Approches pour gérer les infractions disciplinaires dans les équipes distribuées

1. Définir des normes mesurables en matière de conduite et de performance

Les équipes distribuées ont besoin de normes qui peuvent être évaluées de manière cohérente. Des formulations générales telles que « communiquez de manière professionnelle » ou « soyez disponible pendant les heures de travail » laissent trop de place à l’interprétation.

Définissez plutôt précisément les comportements attendus.

Par exemple :

• Toutes les mises à jour de projet doivent être rédigées en phrases complètes ; l’argot, les insultes et les formulations méprisantes ne sont pas acceptables sur les canaux de travail.
• Les collaborateurs doivent signaler une absence via le canal désigné avant leur heure de début prévue, sauf en cas d’urgence.
• Les documents confidentiels ne peuvent être partagés que via les systèmes approuvés par l’entreprise et avec des destinataires autorisés.
• Les collaborateurs doivent signaler un risque de retard avant la date de livraison convenue.
• Les réunions obligatoires doivent être suivies, sauf si le collaborateur dispose d’un motif approuvé.

Pour la conduite, il peut également être utile de disposer d’un guide de conduite unique et accessible, présentant des exemples de comportements acceptables et inacceptables. Cela donne aux managers de différents sites le même référentiel lorsqu’ils doivent évaluer un incident.

2. Enquêter sur l’incident en tenant compte du contexte

Un même résultat peut avoir des causes différentes. L’incident doit donc être évalué à partir de la politique concernée, des éléments de preuve, des explications du collaborateur, de ses antécédents et des circonstances.

Par exemple, un collaborateur qui envoie un fichier confidentiel à un destinataire externe peut avoir commis une erreur en raison d’une formation insuffisante, de la fatigue ou d’une simple erreur humaine. Un autre collaborateur peut envoyer volontairement le même type de fichier à un concurrent.

La violation est similaire. Les circonstances ne le sont pas.

3. Appliquer une réponse proportionnée et cohérente

La réponse doit tenir compte de la nature de la violation, de sa gravité, de son caractère intentionnel ou non, des antécédents du collaborateur et de son impact sur l’organisation.

Un premier manquement à une procédure de signalement peut nécessiter un avertissement documenté et une clarification des attentes. Un refus répété de respecter la même exigence après plusieurs avertissements constitue une situation différente.

De même, une erreur accidentelle liée à la confidentialité peut nécessiter une nouvelle formation et des contrôles plus stricts, tandis que le partage délibéré d’informations sensibles peut justifier une mesure disciplinaire formelle.

Pour les organisations distribuées, la cohérence est essentielle entre les managers. La même politique doit guider la décision, même lorsque les circonstances propres à chaque cas diffèrent.

4. Documenter la décision et suivre le résultat

La documentation doit consigner l’attente, l’incident, les éléments de preuve, la réponse du collaborateur, la décision et les améliorations attendues.

Par exemple, au lieu d’écrire « le collaborateur ne respecte régulièrement pas les délais », documentez le délai convenu, la date réelle de livraison, la raison donnée, l’intervention précédente et le changement attendu.

Définissez ensuite un point de suivi. Si le collaborateur a reçu un avertissement concernant des délais non respectés, le suivi peut par exemple exiger que tous les livrables convenus soient terminés dans les délais au cours des 30 jours suivants.

Cela donne aux dirigeants un élément mesurable à examiner et évite que la gestion disciplinaire ne devienne une succession de conversations déconnectées les unes des autres.

L’objectif n’est pas simplement de sanctionner le collaborateur. Il s’agit d’établir un processus équitable, de corriger le comportement lorsque cela est possible et de créer un historique fiable si d’autres mesures deviennent nécessaires.

---

Exemples d’infractions disciplinaires dans les équipes distribuées

1. Insubordination — Refuser délibérément une instruction de travail raisonnable donnée par un manager habilité.
2. Absence non autorisée — S’absenter du travail sans autorisation ou sans respecter la procédure de signalement requise.
3. Harcèlement moral — Intimider, humilier ou maltraiter de manière répétée un collègue dans le cadre des interactions professionnelles.
4. Harcèlement — Envoyer des messages offensants, menaçants ou indésirables par e-mail, Slack, Teams ou d’autres canaux de travail.
5. Violation de la confidentialité — Partager des informations protégées de l’entreprise, des clients, des collaborateurs ou des activités commerciales avec un destinataire non autorisé.
6. Accès non autorisé — Consulter délibérément des fichiers, systèmes ou dossiers sans disposer des autorisations nécessaires.
7. Falsification — Modifier sciemment des feuilles de temps, notes de frais, rapports, dossiers ou données de performance.
8. Fraude — Tromper délibérément l’organisation dans un but financier ou personnel.
9. Vol — Prendre sans autorisation des biens, fonds ou informations appartenant à l’entreprise, ou les biens d’un autre collaborateur.
10. Violations de sécurité — Ignorer à plusieurs reprises les contrôles obligatoires, partager des identifiants ou contourner les procédures de sécurité établies.
11. Conflit d’intérêts — Dissimul­er une relation personnelle ou financière susceptible d’influencer les décisions professionnelles.
12. Violence ou menaces — Agression physique, menace ou tentative d’intimidation envers une autre personne.

---

Le processus lié à une infraction disciplinaire

Une procédure disciplinaire doit fournir à l’organisation un cadre structuré permettant de passer d’une accusation à une décision équitable. Le processus exact varie selon la juridiction et la politique de l’organisation. Un processus pratique peut être compris comme suit :

1. Identifier le problème

Commencez par documenter le comportement ou l’incident spécifique ; décrivez ce qui s’est passé.

Par exemple :

« Le collaborateur n’a pas remis le rapport requis dans le délai convenu à trois reprises malgré des rappels écrits. »

Cela donne à l’organisation un élément concret à examiner.

2. Examiner la politique concernée

Identifiez la règle, la norme, l’exigence contractuelle ou l’attente professionnelle concernée. Déterminez ensuite si elle a été clairement communiquée au collaborateur.

Cette étape est importante, car une mesure disciplinaire ne devrait généralement pas reposer sur une attente dont le collaborateur ne pouvait raisonnablement pas avoir connaissance. (Remarque : cela ne devrait pas s’appliquer à un collaborateur ayant plus d’un an d’ancienneté.)

3. Documenter les éléments de preuve

Rassemblez les documents pertinents. Selon le problème, il peut s’agir de :

• e-mails ;
• messages ;
• comptes rendus de réunions ;
• documents liés aux projets ;
• politiques internes ;
• feedbacks précédents ;
• témoignages ;
• autres documents professionnels pertinents.

La documentation doit rester factuelle et proportionnée.

4. Mener l’enquête

L’enquête doit permettre d’établir ce qui s’est passé et donner au collaborateur la possibilité de fournir ses explications. Pour les situations graves, elle peut nécessiter plusieurs sources de preuve et l’intervention de plusieurs personnes.

L’objectif d’une enquête est de recueillir autant d’informations pertinentes que raisonnablement possible concernant une faute professionnelle présumée ou une performance insuffisante.

5. Organiser une audience disciplinaire lorsque cela est nécessaire

Si le problème fait l’objet d’une procédure formelle, le collaborateur doit recevoir les informations appropriées concernant les faits qui lui sont reprochés et avoir la possibilité de répondre avant que la décision ne soit prise.

Cela protège l’intégrité du processus et permet au décideur de disposer des informations nécessaires pour évaluer la situation de manière équitable.

6. Décider de l’issue

L’issue peut être :

• aucune mesure disciplinaire ;
• une mesure informelle ;
• un avertissement ;
• une gestion renforcée de la performance ;
• une formation ou une mesure corrective ;
• un dernier avertissement ;
• toute autre mesure autorisée par la politique de l’entreprise ;
• un licenciement dans les cas graves et appropriés.

La décision doit être proportionnée aux circonstances et à votre politique interne.

7. Communiquer la décision

Le collaborateur doit être informé de la décision prise et de ce qui est attendu pour la suite.

Lorsqu’une amélioration est nécessaire, l’organisation doit préciser le changement attendu et définir un délai raisonnable.

8. Prévoir un recours lorsque cela est applicable

Une procédure disciplinaire formelle peut inclure un mécanisme d’appel. Celui-ci permet au collaborateur de contester la décision conformément à la procédure de l’organisation.

9. Assurer un suivi

Enfin, vérifiez si le problème a été résolu. Cette étape est particulièrement importante lorsque la décision disciplinaire exige un changement de comportement ou une amélioration de la performance.

Une procédure qui se termine par un avertissement sans jamais vérifier si le problème sous-jacent a évolué reste incomplète du point de vue du management.

---

À retenir

Une infraction disciplinaire est plus qu’une simple violation individuelle d’une politique ; elle peut affecter la manière dont les collaborateurs vivent leur environnement de travail. Lorsque des collaborateurs enfreignent des normes claires en matière de conduite, de confidentialité ou de sécurité, les dirigeants ont besoin d’un processus équitable permettant de déterminer si une mesure corrective ou une action disciplinaire formelle est appropriée.

La gestion disciplinaire contribue à protéger les normes du lieu de travail sans créer une culture dans laquelle les collaborateurs ont le sentiment d’être constamment surveillés ou sanctionnés. Pour les équipes distribuées, des politiques claires, des décisions cohérentes et un suivi documenté contribuent à maintenir la responsabilisation, la confiance et une culture d’entreprise saine.

Comment PerkFlow peut vous aider

Le Culture Hub de PerkFlow offre aux dirigeants un espace central pour renforcer les politiques de l’entreprise, les normes du lieu de travail et les comportements attendus. Les dirigeants peuvent l’utiliser pour communiquer les attentes de l’organisation et suivre la manière dont ces normes sont renforcées au sein des équipes.

Cela est directement lié à l’écart d’exécution. Une politique ne crée de valeur que lorsqu’elle se reflète dans la manière dont les collaborateurs travaillent réellement. Lorsque les collaborateurs comprennent la norme attendue mais qu’elle n’est pas appliquée de manière cohérente, l’écart entre les attentes de l’organisation et la réalité devient un écart d’exécution.

PerkFlow aide les dirigeants à identifier et à traiter ces écarts en reliant les attentes de l’entreprise, les comportements des collaborateurs et l’exécution.

Foire aux questions

Une mauvaise performance constitue-t-elle une infraction disciplinaire ?

Pas nécessairement. Une mauvaise performance peut résulter d’un manque de capacités, de formation ou de ressources, d’attentes peu claires ou d’autres facteurs et peut nécessiter une gestion de la performance plutôt qu’une mesure disciplinaire. Une faute professionnelle concerne quant à elle un comportement qui enfreint une règle ou une norme établie sur le lieu de travail.

Que se passe-t-il après une infraction disciplinaire ?

Selon les circonstances, l’organisation peut identifier et documenter le problème, mener une enquête, permettre au collaborateur de répondre, organiser une audience disciplinaire lorsque cela est approprié, déterminer une issue, communiquer la décision, permettre un recours lorsque cela est applicable et assurer un suivi.

Une infraction disciplinaire peut-elle entraîner un licenciement ?

Oui. Une faute grave ou l’absence d’amélioration après des manquements répétés peut entraîner un licenciement. Cependant, l’organisation doit respecter sa propre politique ainsi que les exigences applicables au contrat de travail dans la juridiction concernée.

Comment les dirigeants peuvent-ils prévenir les infractions disciplinaires dans les équipes distribuées ?

Les dirigeants peuvent réduire les infractions récurrentes en clarifiant les attentes, en traitant rapidement les problèmes de performance, en maintenant un feedback régulier, en documentant les engagements, en formant les managers, en appliquant les normes de manière cohérente et en utilisant des signaux d’exécution pertinents pour identifier les problèmes avant qu’ils ne deviennent des schémas établis.